Tổ chức phiên họp giải quyết tranh chấp

Date: 10/30/2019

Thông thường một thủ tục trọng tài để giải quyết tranh chấp sẽ không kết thúc mà không có ít nhất một phiên họp ngắn trong đó các bên trình bày trực tiếp trước hội đồng trọng tài và hội đồng trọng tài làm rõ các vấn đề được đệ trình trong các chứng cứ, văn bản của người làm chứng.

Các phiên họp giải quyết tranh chấp thường được tổ chức vào một ngày do hội đồng trọng tài ấn định, có thể theo yêu cầu của một hoặc cả hai bên hoặc theo ý kiến riêng của hội đồng trọng tài. Việc sắp xếp hành chính sẽ do một trong các bên thực hiện, thường là nguyên đơn, sau khi đã thống nhất với bên còn lại; hoặc việc sắp xếp này có thể do trọng tài viên duy nhất, hay chủ tịch hội đồng trọng tài, hoặc do thư ký trọng tài (nếu có) tiến hành.

Không nên đánh giá thấp công tác tổ chức phiên họp giải quyết tranh chấp cho các vụ tranh chấp thương mại quốc tế cũng như chi phí cho việc tổ chức này. Cần phải có một phòng họp phù hợp, có thêm phòng họp riêng và các trang thiết bị phụ trợ cho các bên và hội đồng trọng tài: thiết bị in ấn, wifi, thiết bị ghi chép và ghi âm (court-reporter facilities); ngoài ra cũng cần phòng riêng cho những người làm chứng và chuyên gia, và các bên cùng luật sư của họ.

Phiên họp giải quyết tranh chấp là giai đoạn tốn chi phí nhất trong bất kỳ vụ tranh chấp giải quyết bằng trọng tài nào, do đó hội đồng trọng tài và các luật sư cần phải cố gắng rất nhiều để phiên họp được diễn ra hiệu quả về mặt thời gian. Một số câu hỏi cần được xem xét như sau:

  • Nên có một hay nhiều phiên họp giải quyết tranh chấp?
  • Có cần giới hạn thời gian các bên trình bày các luận điểm hay không?
  • Có cần giới hạn thời gian cho việc phỏng vấn và thẩm tra chéo nhân chứng không?
  • Có cần phần các bên tự trình bày tóm lược quan điểm chốt của mình tại cuối phiên họp giải quyết tranh chấp không hay chỉ tuyên bố kết thúc?

(i)   Địa điểm

Đa phần các phiên họp giải quyết tranh chấp có thể được tổ chức tại bất kỳ địa điểm nào thuận lợi cho các bên liên quan. Nhìn chung, trừ khi pháp luật quốc gia tại địa điểm trọng tài quy định khác, không nhất thiết phải tiến hành tất cả các phiên họp giải quyết tranh chấp tại địa điểm trọng tài.     

Trong khi tổ chức phiên họp đánh giá chứng cứ chính tại địa điểm trọng tài vẫn khá phổ biến, nhưng việc không tổ chức phiên họp ở đây đi chăng nữa vẫn mang lại những lợi ích thiết thực bởi sự thuận tiện và tiết kiệm chi phí cho các bên (ví dụ trường hợp những người tham gia phiên họp lại đều đang ở các thành phố khác nhau). Do đó cần phải biết tận dụng trong những trường hợp cụ thể.

(ii) Thảo luận trước phiên họp (Pre-hearing conference)

Trong các vụ việc lớn và phức tạp, một cuộc họp hay trao đổi được lên kế hoạch trước phiên họp giải quyết tranh chấp có thể sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc rất nhiều trong phiên họp thật sự.

Cần phải lưu ý về thời gian tổ chức phiên thảo luận này: Nếu cuộc trao đổi trước phiên họp diễn ra quá sát với ngày tổ chức thì sẽ là quá muộn để có thể “định hình” được phiên họp. Nếu cuộc trao đổi này được tổ chức quá sớm, hội đồng trọng tài chưa có đầy đủ thông tin về các vấn đề tranh chấp thì lại chưa thể đưa ra được quyết định phù hợp để thiết lập cơ cấu cho phiên họp giải quyết tranh chấp.

Nội dung liên quan của cuộc trao đổi có thể bao gồm thời gian tham gia của hội đồng trọng tài, phân chia thời gian giữa các bên, thứ tự trình bày, thời lượng và cách thức trình bày, phạm vi và thời lượng của thẩm vấn chéo trực tiếp, tóm tắt sau phiên họ, biên bản và chuẩn bị các tài liệu cho phiên họp. Các bên có thể thỏa thuận với nhau về các vấn đề này, trong trường hợp các bên không thống nhất được thì hội đồng trọng tài sẽ quyết định và ghi nhận lại bằng một chỉ thị về thủ tục.

Nội dung trên được tổng hợp từ Trọng tài Quốc tế (ấn bản lần thứ 6), đoạn 6.155 – 6.167 Nigel Blackaby, Constantine Partasides QC & Alan Redfern, Martin Hunter.

Related Post

  • VCCi
    VIBOnline
    Trường đại học ngoại thường
    Trường Đại Học Luật
    VCCI
    Diễn đàn doanh nghiệp